Privatlivspolitik af Adelgaard Fonden
- 1.
Behandling af personoplysninger hos Aase og Henry Adelgaards Fond (”Fonden”)
1.1 Denne privatlivspolitik (“Privatlivspolitikken”) beskriver hvilke personoplysninger Fonden behandler i forbindelse med uddeling af midler, hvordan Fonden behandler personoplysningerne, dine rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger og hvilke tredjeparter Fonden må dele dine personoplysninger med.
2. Dataansvarlig
2.1 Privatlivspolitikken gælder for Aase og Henry Adelgaards Fond, CVR-nr. 25059115, c/o Lund Elmer Sandager Advokatpartnerselskab. Kalvebod Brygge 39-41. 1560 København V.
2.2 Fonden
er en almennyttig fond, hvis formål er:
at yde støtte til almennyttige eller almenvelgørende formål, såsom eksempelvis SOS Børnebyerne, hjemløse og fysisk eller psykisk handicappede personer,
og
at yde støtte til alkoholmisbrugere og narkotikamisbrugere med henblik på at forbedre disses livsvilkår, specielt i faserne umiddelbart efter overstået behandling for misbrug.
3 Hvordan Fonden behandler dine personoplysninger?
3.1 Formål og behandlingsgrundlag
3.1.1 Fonden behandler dine personoplysninger for at kunne behandle din ansøgning til Fonden. Fonden behandler dine almindelige
personoplysninger, jf. pkt. 4
• i varetagelse af Fondens legitime interesser, jf. persondataforordningens (”GDPR”) artikel 6, stk. 1, litra f, eller
• for at opfylde retlige forpligtelser, som Fonden er underlagt, eksempelvis over for fondsmyndigheden eller SKAT, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, eller
• baseret på dit udtrykkelige samtykke til at behandle følsomme eller fortrolige personoplysninger i din ansøgning, jf. persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a. Se nærmere om samtykke nedenfor i afsnit 3.2 nedenfor.
3.1.2 Opstår der en tvist, kan Fonden have behov for at behandle dine personoplysninger for at kunne forsvare sig mod juridiske krav. I så fald sker behandlingen i henhold til persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
3.2 Samtykke
3.2.1 Når Fonden har modtaget din ansøgning, kan du blive bedt om at give samtykke til behandling af de følsomme eller fortrolige personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning.
3.2.2. Det er frivilligt, om du vil give Fonden dit samtykke. Ønsker du ikke at give samtykke, kan det dog medføre, at Fonden ikke kan behandle din ansøgning.
3.2.3 Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke. Tilbagekalder du dit samtykke, kan Fonden ikke længere fremadrettet behandle dine personoplysninger, medmindre Fonden har et andet behandlingsgrundlag. Den behandling af dine personoplysninger, der er sket forud for tilbagekaldelsen af samtykket, påvirkes ikke af tilbagekaldelsen.
4 Hvilke personoplysninger behandler Fonden?
4.1 Fonden behandler personoplysninger om personer, der ansøger Fonden om støtte, og som er inkluderet i ansøgningen eller efterfølgende udleveres af ansøgeren.
4.2 Fonden behandler typisk følgende kategorier af personoplysninger:
• Almindelige personoplysninger som f.eks. navn, adresse, fødselsdato, e-mail, telefonnummer, alder og køn samt kontooplysninger til brug for udbetaling af støtte fra Fonden.
• Følsomme personoplysninger som f.eks. helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug, misbrugsbehandling, sygdomsforløb mv., som indgår under formålsbestemmelserne i Fondens vedtægter (”fundats”), jf. afsnit 2.2.
• Fortrolige oplysninger som f.eks. CPR-nummer.
4.3 Ansøgninger til Fonden bør kun indeholde relevante informationer om den eller de personer, der ansøger Fonden om støtte. Det er ikke nødvendigt at oplyse CPR-nummer eller kontooplysninger før evt. tildeling af støtte fra Fonden.
4.4 Fonden opfordrer alle ansøgere til at sende følsomme eller fortrolige oplysninger via sikker mailforbindelse. Fonden kan ikke garantere, og har ikke ansvar for, kompromittering af e-mails og andre forsendelser til Fonden, der sendes via en usikker mailforbindelse.
5 Hvor længe opbevarer Fonden personoplysningerne?
5.1 Ansøgninger, der afvises
5.1.1. Fonden opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne behandle din ansøgning eller for at efterleve lovgivning, som Fonden er underlagt. Hvis din ansøgning ikke imødekommes, sletter Fonden din ansøgning, så snart behandlingen af alle ansøgninger i den pågældende ansøgningsrunde er endeligt afsluttet. Fonden behandler ansøgninger i 3-4 ansøgningsrunder pr. år.
5.2 Ansøgninger, der imødekommes
5.2.1 Fonden opbevarer imødekomne ansøgninger i op til 2 år fra tildelingsbeslutningen. Opbevaringen sker for at kunne dokumentere grundlaget for tildelingsbeslutningerover for fondsmyndigheden.
5.2.2 Oplysninger, som indgår i Fondens bogføring, opbevarer Fonden i op til 5 år fra tidspunktet for gennemførelsen af den transaktion, som oplysningerne vedrører. Oplysningerne gemmes af bogføringsmæssige hensyn og for at kunne opfylde Fondens forpligtelser i henhold til bogføringsloven.
5.2.3 I visse tilfælde gemmer Fonden personoplysninger i længere perioder end ovenfor anført, f.eks. hvis det er nødvendigt for, at Fonden kan forsvare sig mod eller gøre retskrav gældende. I så fald vurderer fondsbestyrelsen i den konkrete sag, hvor lang tid det er nødvendigt at gemme oplysningerne. Personoplysningerne slettes, når det ikke længere er nødvendigt for Fonden at opbevare disse.
6. Opbevaring og videregivelse af personoplysninger
6.1 Personoplysninger opbevares på servere og i datacentre, der er beliggende inden for EU/EØS og Fonden deler kun dine personoplysninger med tredjeparter, når det er nødvendigt eller når lovgivningen kræver det, herunder f.eks. med fondsmyndigheden eller SKAT.
7 Sikkerhed
7.1 Det er meget vigtigt for Fonden, at dine personoplysninger opbevares sikkert. Fonden har derfor truffet hensigtsmæssige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret eller anden uønsket adgang.
7.2 Det er kun fondsbestyrelsen, der behandler din ansøgning og herunder får adgang til dine personoplysninger, jf. dog nedenfor.
7.3 Indkomne ansøgninger flyttes løbende over til et krypteret ”ekstranet” hos Fondens eksterne samarbejdspartner Lund Elmer Sandager Advokatpartnerselskab, der assisterer fondsbestyrelsen med administrative opgaver relateret til Fondens virke.
7.4 De advokater hos Lund Elmer Sandager, der kommer i berøring med ansøgningsmateriale til Fonden, er underlagt en lovbestemt tavshedspligt og Advokatsamfundets etiske regler om god advokatskik.
7.5 Hvis det er nødvendigt for Fonden at videregive følsomme eller fortrolige personoplysninger, herunder f.eks. CPR-numre, sendes oplysningerne i krypteret format i henhold til Datatilsynets gældende anbefalinger.
8 Dine rettigheder i forhold til dine personoplysninger
8.1 Du har visse rettigheder i forhold til de personoplysninger, som Fonden behandler om dig. Du har følgende rettigheder:
• Ret til indsigt, dvs. en ret til at få at vide omdine personoplysninger behandles, og i bekræftende fald, ret til at få udleveret en kopi af personoplysningerne.
• Ret til transport af personoplysningerne, dvs.en ret til at modtage personoplysninger om dig selv, som du har givet til Fonden.
• Ret til korrektion, dvs. en ret til få rettet ukorrekte personoplysninger.
• Ret til sletning/ret til at blive ’glemt’, dvs. en ret til med visse begrænsninger at få slettet sine personoplysninger uden unødig forsinkelse.
• Ret til at gøre indsigelse, dvs.en ret til at gøre indsigelse mo
dvs. en ret til at gøre indsigelse mod Fondens behandling af dine personoplysninger.
• p; Ret til begrænsning af behandlingen, dvs. en ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, f.eks. hvis en anmodning om sletning ikke kan imødekommes.
9 Kontaktinformation
9.1 Hvis du har spørgsmål til Fondens behandling af dine personoplysninger, og hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forhold til dine personoplysninger, kan du skrive til Fonden på e-mail:
persondata@adelgardfonden.dk
10 Klagemulighed
10.1 Hvis du ønsker at klage over Fondens behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Kontaktoplysningerne til Datatilsynet er:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
DK-1300 København K
T: +45 33 19 32 00
E-mail:
dt@datatilsynet.dk
1 Opdateringer
1.1 Privatlivspolitikken er senest opdateret den 3. september 2019.
1.2 Fonden kan fra tid til anden opdatere denne Privatlivspolitik, såfremt fondsbestyrelsen skønner det nødvendigt.